Datenschutzerklärung für Bewerber

Datenschutzerklärung für Bewerber (Stand: Juni 2018)

Sehr geehrter Bewerber, sehr geehrte Bewerberin,

vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir sind verpflichtet, Ihnen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens folgende Auskunft zu erteilen.

1. Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung

a. Verantwortliche Stelle nach DSGVO und BDSG-neu

Garlock GmbH
Falkenweg 1
41468 Neuss, Deutschland

Telefon: +492131349111
E-Mail: garlockgmbh@garlock.com

b. Kontaktadresse des Datenschutzbeauftragten

Garlock GmbH
Falkenweg 1
41468 Neuss, Deutschland

Telefon: +492131349111
E-Mail: datenschutz@garlock.com

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

a. Datenverarbeitung zum Zwecke der Vertragsanbahnung und -erfüllung

Wir sind gemäß Art. 88 DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO sowie §26 BDSG-neu zur Erhebung und Verarbeitung von Bewerber- und Mitarbeiterdaten berechtigt. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung, und in diesem Zusammenhang insbesondere für folgende Zwecke:

  • Prüfung und Beurteilung Ihrer Eignung für die zu besetzende Stelle;
  • Leistungs- und Verhaltensbewertung im gesetzlich zulässigen Umfang, ggf. zur Registrierung und Authentifizierung für die Bewerbung über unsere Website, via E-Mail oder über Bewerberportale, ggf. zur Erstellung des Arbeitsvertrages;
  • Nachweisbarkeit von Transaktionen, Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen;
  • Zur Qualitätskontrolle durch entsprechende Dokumentation;
  • Maßnahmen zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten;
  • Statistische Auswertungen zur Unternehmenssteuerung;
  • Reise- und Veranstaltungsmanagement, Reisebuchung und Reisekostenabrechnung;
  • Kostenerfassung und Controlling;
  • Berichtswesen;
  • Abrechnung und steuerliche Bewertung betrieblicher Leistungen;
  • Vertrags- bzw. bewerbungsbezogene Kommunikation (einschließlich Terminvereinbarungen)
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
  • Kontrolle durch Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z. B. Revision).
  • Für den Fall eines Bewerbungsgesprächs oder der Besetzung der Stelle durch Sie: allgemeine Sicherheit, u. a. Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen wie auch ggf. durch Videoüberwachungen zum Schutz von Dritten und unseren Mitarbeitern sowie zur Verhinderung von und zur Sicherung von Beweismitteln bei Straftaten;

b.Datenverarbeitung im Rahmen des eigenen berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses eines Dritten

Über die eigentliche Erfüllung des (Vor-)Vertrages hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Verarbeitungen Ihrer Daten finden nur dann und insoweit statt, als keine überwiegenden Interessen Ihrerseits gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen, wie insbesondere für folgende Zwecke:

  • Maßnahmen zur Weiterentwicklung von bestehender Systeme, Prozesse und Dienstleistungen;
  • Benchmarking;
  • Entwicklung von Scoring- Systemen oder automatisierten Entscheidungsprozessen;

c.Datenverarbeitung gemäß Ihrer Einwilligung

Selbstverständlich können Sie uns auch die Einwilligung für weitergehende Datenverarbeitungen erteilen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann in Ihrem Sinne sein. So sind wir nicht befugt, Sie auch im Falle einer Ablehnung als Bewerber in unseren Bewerberpool aufzunehmen Wollen Sie also gegebenenfalls bei zukünftigen Vakanzen berücksichtigt werden, so müssten Sie daher eine Einwilligung erteilen. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf einer Einwilligung gilt grundsätzlich für die Zukunft; Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

d. Zwecke der Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und/oder im öffentlichen Interesse

Wir unterliegen einer Vielzahl gesetzlicher Bestimmungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z.B. Betriebsverfassungsgesetz, Sozialgesetzbuch, Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z.B. Berufsgenossenschaft). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention (z.B. Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten), das betriebliche Gesundheitsmanagement, die Gewährleistung der Arbeitssicherheit, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie für Zwecke der Prüfung durch Steuerberater/Wirtschaftsprüfer, Steuer- und andere Behörden.

Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

Die Berechtigung zur Datenverarbeitung zu diesen Zwecken folgt aus Art. 6 Abs. 1 lit. c, e DSGVO.

3. Bewerberdaten, sofern diese nicht unmittelbar durch Sie übermittelt werden.

Soweit dies für die Vertragsbeziehung mit Ihnen oder deren Anbahnung erforderlich ist, verarbeiten wir ggf. von anderen Stellen oder von sonstigen Dritten zulässigerweise erhaltene Daten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handels- und Vereinsregister, Melderegister, Presse, Internet und andere Medien) zulässigerweise gewonnen, erhalten oder erworben haben, soweit dies erforderlich ist und wir nach den gesetzlichen Vorschriften diese Daten verarbeiten dürfen. Relevante personenbezogene Datenkategorien können insbesondere sein: Adress- und Kontaktdaten (Melde- und vergleichbare Daten, wie z.B. E-Mail- Adresse und Telefonnummer sowie Informationen über Sie im Internet oder in sozialen Netzwerken.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen internen Stellen und Organisationseinheiten Ihre

Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten (wie Führungskräfte und Fachverantwortliche, die einen neuen Mitarbeiter suchen oder an der Entscheidung über die Stellenbesetzung mitwirken, Buchhaltung, ggf. Mitarbeitervertretung usw.) oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

  • zu Zwecken, bei denen wir zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet (z.B. Finanzbehörden) oder berechtigt sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt (vgl. Ziffer 2 lit. d);
  • soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z.B. Kreditinstitute, externe Rechenzentren, Reisebüro/Travel-Management, Druckereien oder Unternehmen für Datenentsorgung, Kurierdienste, Post, Logistik);
  • aufgrund berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten für im Rahmen der unter Ziffer 2 lit. b) genannten Zwecke (z.B. an Behörden, Auskunfteien, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter, konzernangehörige Unternehmen und Gremien und Kontrollinstanzen);
  • wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben, sofern wir Sie darüber nicht gesondert informieren und erforderlichenfalls eine Einwilligung einholen. Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den von uns vorgegebenen Sicherheitsstandards, um ihre Daten angemessen zu schützen. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden.

5.Dauer der Speicherung Ihrer Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten grundsätzlich für die Dauer Ihrer Bewerbung. Das schließt auch die Anbahnung eines Vertrages mit ein. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), ergeben.

Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Vertragsbeziehung oder des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden Ihnen bei Nicht-Einstellung nach Ablauf von sechs Monaten ab Versand der Benachrichtigung über die Nichtberücksichtigung im Original zurückgegeben. Elektronische Daten werden nach sechs Monaten entsprechend gelöscht. Sollten wir Ihre Daten für spätere Vakanzen länger speichern wollen oder Sie Ihre Daten in einen Bewerberpool eingestellt haben, werden die Daten zu späteren Zeitpunkten gelöscht; Einzelheiten dazu werden Ihnen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Prozess mitgeteilt.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der unter Ziffer 2 lit. b aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse unseres Hauses erforderlich.

Ein solches überwiegendes berechtigtes Interesse liegt z.B. dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen können wir auch nach Beendigung unserer Vertragsbeziehung für eine mit den Zwecken vereinbarte Dauer Ihre Daten speichern und ggf. in beschränktem Umfang nutzen. Grundsätzlich tritt in diesen Fällen an die Stelle einer Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung in Form einer Sperrung der Daten für sämtliche Zwecke und Beteiligten, die nicht von diesem Hindernis betroffen sind.

6. Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland oder durch eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums EU/EWR („Drittländer“) erfolgt nur dann, wenn es zur Ausführung einer vertraglichen Verpflichtung Ihnen gegenüber erforderlich sein sollte (z.B. Bewerbung für eine Stelle im Ausland), oder es im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder einem Dritten liegt oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Dabei kann die Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung erfolgen. Soweit für das betreffende Land kein Beschluss der EU-Kommission über ein dort vorliegendes angemessenes Datenschutzniveau vorliegen sollte, gewährleisten wir nach den EU-Datenschutzvorgaben durch entsprechende Verträge, dass ihre Rechte und Freiheiten angemessen geschützt und garantiert werden.

Informationen zu den geeigneten oder angemessenen Garantien und die Möglichkeit, wie und wo eine Kopie von diesen zu erhalten ist, können auf Anfrage beim betrieblichen Datenschutz-beauftragten oder der für Sie zuständigen Personalabteilung angefordert werden.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG-neu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG-neu).

Ihre Anträge über die Ausübung ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an die oben unter Ziffer 1 lit. a oder b angegebene Anschrift.

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch unter der unter Ziffer 1 lit. a oder b angegebenen Anschrift einzulegen. Voraussetzung ist allerdings, dass für Ihren Widerspruch Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihre Bewerbung können Sie jederzeit zurückziehen; die Löschungsfristen unter Ziffer 5 gelten dann entsprechend.

Updated 11/15/2021